Tout ce qu'il y a à savoir sur l'externalisation

L’externalisation est une stratégie d'affaire qui consiste à confier à un partenaire externe, qui peut être une entreprise ou un prestataire, une ou plusieurs tâches d’une entreprise. Pour les entreprises québécoises, l’objectif est généralement de contourner les problèmes liés à la rétention d’employés, d’améliorer l’efficacité ou d’accéder à une expertise indisponible en interne. L’entreprise peut ainsi se libérer de certaines tâches et se concentrer sur son développement.

Oui, l’externalisation est tout à fait légale au Canada. Toutefois, celle-ci doit faire l’objet d’un contrat écrit pour fixer le cadre de la collaboration et les rôles respectifs de chaque partie prenante. Ce document légal servira de support de référence pour assurer le bon déroulement des activités externalisées tout en protégeant l’intérêt des deux parties.

L’externalisation se décline en plusieurs types en fonction du processus confié au prestataire: le BPO (Business Process Outsourcing) pour les tâches récurrentes pour le fonctionnement de la société (paie, service à la clientèle, administration...), l’ITO (Information Technology Outsourcing) pour tout ce qui touche le domaine de l’informatique et le KPO (Knowledge Process Outsourcing) pour les fonctions nécessitant des compétences analytiques ou spécialisées.

Au Québec, les services les plus externalisés concernent principalement les ressources humaines, la comptabilité et le support technique. De nombreuses entreprises confient également les services à la clientèle, le marketing digital et la gestion des réseaux à des partenaires externes comme Staff Virtuel.

Particulièrement pour le Québec, l’externalisation est appréciée comme solution pour résoudre les problèmes de rétention d’employés qui sévit actuellement dans la province. De nombreuses entreprises y ont également recours pour les coûts réduits qu’elle propose par rapport à un recrutement local. De plus, elle permet un gain de temps considérable grâce à la délégation de tâches. En fixant les coûts préalablement dans le contrat et évitant ainsi les dépenses supplémentaires, elle offre une meilleure prévisibilité budgétaire. Particulièrement avec Staff Virtuel, les entreprises bénéficient d’une transparence totale de la part de leurs employés à distance.

L’un des principaux défis de l’externalisation concerne la communication, surtout si les prestataires sont situés dans d’autres fuseaux horaires. À cette liste s’ajoutent la différence culturelle, le manque de précision sur les termes de la collaboration, l’estimation vague sur les coûts, le manque d’expérience en matière d’externalisation et sur la tâche externalisée qui empêche un encadrement adéquat de la fonction. Pour y remédier, le processus d’externalisation doit ainsi faire l’objet d’une étude au préalable et détaillée.